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SMART HABITAT – Eine Chance für Städte und Gemeinden

Die Städte und Gemeinden stehen heute vor riesigen Aufgaben. Die Mitarbeiter der Städte und Gemeinden sind die ersten Ansprechpartner für alle Themen, die ihre Bewohner bewegen. Und diese Themen sind in den letzten Jahren nicht weniger geworden. Und nun sollen sie sich auch noch um die Digitalisierung kümmern. Während eines Gesprächs mit Marc Groß vom KGSt erzählte er mir, dass er bei Workshops mit Vertretern von Städten und Gemeinden mehrfach genau auf dieses Problem angesprochen wurde – noch ein Thema, das Mitarbeiter und Budget belastet. Ist das wirklich so?

Auf diese Frage möchte ich mit den Worten von der Staatspräsidentin von Estland, Kersti Kaljulaid, am Neujahrsempfang des Bundesverbands Mittelständische Wirtschaft antworten:

„[…]Wir haben in Estland nicht mit der Digitalisierung begonnen, weil wir verstanden haben, was uns das bringen konnte. Wir haben damit begonnen, weil wir als kleines Land schlicht und einfach ein Problem mit unseren Budgets hatten. Die Digitalisierung hat uns zu Beginn dabei geholfen, eine hohe Servicequalität für unsere Bürger zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig die Budgets und unsere Kolleginnen und Kollegen in den Verwaltungen zu entlasten. […] Aber zurückschauend kann ich sagen, dass die Digitalisierung für Estland deshalb gelungen ist, weil wir die Menschen und Unternehmen, ihren Bedarf an schnellem Datenaustausch und Identitätsverifizierung als das Wichtigste bei der Veränderung im Blick hatten.[…]“

Trotzdem sind es weiterhin separate Projekte, die Sie erst einmal stemmen müssen. Dieses Problem bleibt bestehen, oder? Nun, diese Meinung vertrete ich nicht. Zumindest nicht dann, wenn Sie einen bestimmten Prozess ohnehin überarbeiten, bzw. darüber nachdenken, wie Sie den Bewohnern Ihrer Stadt oder Gemeinde einen leichteren Zugang zu ihren Angeboten ermöglichen. Zumindest in diesen Fällen ist es noch nicht einmal zusätzlicher Aufwand, Sie müssen schlicht die Möglichkeiten der modernen IT mitdenken. Fähige Berater mit einer vernünftigen Kostenstruktur finden Sie häufig auch in der Nähe.

Aber lassen Sie uns einen Schritt zurückgehen und ein Beispiel nutzen. Während einer Konferenz in Berlin hatte ich die Möglichkeit, mit einem Mitarbeiter des finnischen Innenministeriums zu sprechen. Er erzählte mir, dass er die Veranstaltungen verwechselt hatte und nur versehentlich bei uns in der Diskussion um Digitalisierung gelandet sei. Er habe eigentlich die Veranstaltung besuchen wollen, bei der mögliche Wege zur besseren Zusammenarbeit zwischen den Ministerien und Ehrenamtlern diskutiert werden sollten. Auf meine Antwort, dies sei doch eine perfekte Möglichkeit, „Digitalisierung“ einzusetzen, fragte er nur, wie ich denn zu dieser Aussage käme. Nun, über Messenger, wie beispielsweise Hoccer oder Threema können solche Kommunikationswege genutzt entsprechend der deutschen Datenschutzgesetze genutzt werden, so die deutsche Verbraucherschutzzentrale. Durch diese dezentrale Kommunikation über Gruppen können sich die Ehrenamtler dann auch gegenseitig unterstützen, wenn das Ministerium gerade nicht zur Verfügung stehe. Seitdem befinden der Herr aus Finnland und ich uns in regem Austausch zu diesen Themen. Gekostet hat das finnische Innenministerium bisher nahezu nichts. In meinen Augen ein perfektes Beispiel, wie man mit minimalem Budget eine zielgruppengerechte Lösung entwickelt und so Kommunikation für alle Beteiligten vereinfacht.

Eine weitere wichtige Frage ist die Zukunftsfähigkeit einer solchen Lösung. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie nicht heute eine Software für einen bestimmten Prozess einführen, die Sie morgen schon nicht mehr nutzen können, weil sie die entsprechenden Schnittstellen zu Lösungen auf Landes- oder Bundesebene nicht zur Verfügung stellt. Dieses Problem ist in der heutigen Zeit jedoch nur noch bedingt vorhanden. Schnittstellen zwischen Programmen sind heute Standard und können auch kurzfristig nachträglich eingebaut werden. Sie können sich das in etwa so vorstellen, als ob Sie von Ihrem Android-Telefon eine Nachricht auf ein iPhone schicken. Die beiden Betriebssysteme können zwar nicht direkt miteinander kommunizieren, trotzdem werden die Kontaktdaten im gleichen Format gespeichert und können problemlos und schnell übertragen werden.

Wichtig ist an dieser Stelle jedoch etwas anderes. Wenn Sie über die Digitalisierung nachdenken, stellen Sie nicht die Digitalisierung an die erste Stelle. Denken Sie darüber nach, was Sie genau tun möchten. Überlegen Sie beispielsweise, Ihren Bürgern die Meldung an das Einwohnermeldeamt zu vereinfachen, dann überlegen Sie, welche Daten zu welcher Zeit nötig sind und wer in Ihren Ämtern diese Daten weiter bearbeitet. Erst wenn Sie diese Informationen gesammelt haben, sprechen Sie mit „der IT“. Gehen Sie immer von der Aufgabe aus, die Sie lösen möchten. Erst wenn die Aufgabe definiert ist, kann die IT Ihnen helfen diese sinnvoll zu lösen. Das Zentrum sind Sie und Ihre Aufgaben als Stadt und Gemeinde. Nicht der Dienstleister. Digitale Produkte sind nur die Werkzeuge, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Aufgaben zu erfüllen.

Wen sollten Sie aber ansprechen, wenn Sie ein solches Werkzeug nutzen möchten? Einen Dienstleister? Einen Berater? Nun, in meinen Augen sollten Sie zuerst einmal nach Personen in Ihrem Umfeld suchen, die ein derartiges Projekt schon einmal umgesetzt haben. Suchen Sie eine Gemeinde oder eine Stadt, die ein ähnliches Problem oder einen ähnlichen Prozess angegangen ist und bei der Umsetzung erfolgreich war. Auf diese Weise erhalten Sie erste Tipps und Ideen, aber oft auch Ideen, wo Sie eventuell stolpern könnten. Außerdem erweitern Sie auf diese Weise Ihre Netzwerk und haben mit ein wenig Glück die Chance auf einen kontinuierlichen Austausch zu den für Sie relevanten Themen, ohne dass Ihnen jemand direkt etwas verkaufen möchte.